La legge di Hofstadter: perché ogni pratica dura più del previsto (anche quando lo sai)

La legge di Hofstadter: perché ogni pratica dura più del previsto (anche quando lo sai)

“Per la SCIA ci vogliono un paio di settimane.”

Lo abbiamo detto tutti. Poi l’accesso agli atti arriva dopo venti giorni invece che dopo dieci, nel fascicolo manca una variante del 1987, il rilievo rivela una finestra spostata che nessuno aveva segnalato.

Le due settimane diventano cinque.

La cosa curiosa è che lo sapevamo. Non era la prima SCIA né il primo ritardo. Eppure, alla pratica successiva, abbiamo detto di nuovo “un paio di settimane”.

Questo fenomeno ha un nome: legge di Hofstadter. E ha una spiegazione scientifica, la fallacia della pianificazione. Capirle è il primo passo per stimare i tempi delle pratiche in modo onesto, e per smettere di promettere al cliente scadenze che non rispetteremo.

Cosa dice la legge di Hofstadter, e perché conoscerla non basta

Nel 1979 lo scienziato cognitivo Douglas Hofstadter, nel libro Gödel, Escher, Bach, formulò una legge volutamente paradossale:

Ci vuole sempre più tempo di quanto ti aspetti, anche se tieni conto della legge di Hofstadter.

La seconda parte è il punto. Sapere di sottostimare non basta a smettere di farlo. Quando aggiungiamo un margine “per sicurezza” partiamo comunque dalla nostra stima ottimistica e la allunghiamo un po’. Ma se la stima di partenza immaginava un percorso senza intoppi, allungarla del 20 per cento non corregge l’errore. Lo rende solo meno evidente.

Nello stesso anno Daniel Kahneman e Amos Tversky diedero a questa intuizione una base scientifica, chiamandola fallacia della pianificazione: quando stimiamo i tempi di un nostro progetto immaginiamo lo scenario in cui tutto va bene, e ignoriamo quanto ci è voluto le volte precedenti.

Uno studio diventato classico chiese a studenti universitari quanto ci avrebbero messo a finire la tesi. La previsione media fu di circa 34 giorni, il tempo reale di circa 56. E anche quando fu chiesta loro una stima per lo scenario “se tutto va storto”, meno della metà finì entro quella data. Persino il nostro pessimismo è ottimista.

Il caso più famoso viene dal nostro mondo: l’Opera House di Sydney doveva essere completata nel 1963 con un budget di 7 milioni di dollari australiani. Fu inaugurata nel 1973 ed era costata oltre 100 milioni. Non è una questione di competenza: è il modo in cui funziona la nostra testa.

Perché ingegneri e architetti ci cadono più di altri

Il lavoro tecnico ha tre caratteristiche che amplificano la fallacia.

Dipendiamo dagli altri più di quanto ci piaccia ammettere: Comune, Genio Civile, Soprintendenza, notaio, impresa, e il cliente stesso. Quando stimiamo, però, pensiamo soprattutto al nostro lavoro, quello che controlliamo, e trattiamo il resto come un dettaglio.

Poi ogni pratica sembra unica, e proprio per questo ci convinciamo che l’esperienza passata non valga. Invece, nei tempi, le pratiche simili si somigliano molto più di quanto pensiamo.

Infine la stima si fa quasi sempre davanti al cliente, con una pressione implicita a rassicurarlo. Un tempo breve sembra competenza, uno lungo sembra lentezza. E così arrotondiamo per difetto.

Il prezzo lo paghiamo tre volte. Con il cliente, perché un ritardo comunicato in tempo è un’informazione, mentre un ritardo scoperto è vissuto come un tradimento: è uno dei modi più rapidi per trasformare un buon cliente in un cliente difficile. Con noi stessi, perché le pratiche in ritardo si accavallano e si finisce nella trappola dell’urgenza. E nel preventivo: se il tempo raddoppia ma il compenso no, la parcella oraria si dimezza.

Come stimare i tempi di una pratica edilizia in modo onesto

Il rimedio più efficace lo suggerisce Kahneman stesso: sostituire la visione interna con la visione esterna. La visione interna guarda questa pratica e ne immagina i passaggi. Quella esterna si chiede quanto ci sono volute, davvero, le pratiche simili. Per un tecnico significa riprendere le ultime cinque SCIA o sanatorie e guardare quanto tempo è passato dall’incarico al deposito. Se d’istinto una sanatoria ti sembra un lavoro da tre settimane, ma le ultime cinque ne hanno richieste in media sette, la domanda giusta è: c’è un motivo concreto per cui questa dovrebbe andare meglio? Di solito no.

Il secondo accorgimento è separare i propri tempi da quelli degli altri. Sul lavoro che dipende da te, cioè rilievo, progetto e relazione, puoi impegnarti. Sui tempi esterni, cioè accesso agli atti, istruttoria e integrazioni, puoi solo informare. Tenerli distinti cambia il modo in cui il cliente percepisce i ritardi.

Da qui viene il terzo: promettere intervalli, non date. “Due settimane” è una promessa che al quindicesimo giorno diventa un debito. “Tra tre e cinque settimane, a seconda dei tempi del Comune” è un’informazione, e suona più professionale.

Il quarto riguarda la comunicazione: quando un tempo slitta, scrivi tu al cliente prima che lo faccia lui. Bastano due righe. È la stessa logica dei confini sulla reperibilità: un cliente aggiornato scrive meno e non immagina il peggio.

L’ultimo è il più semplice e il meno praticato: tenere un registro con la stima data e il tempo reale di ogni pratica. Dopo qualche mese avrai il tuo fattore di correzione personale. Molti scoprono che è 1,5, altri 2. Per approfondire come scomporre un lavoro in fasi, leggi anche quanto tempo è necessario per un lavoro.

Conclusione: la legge di Hofstadter non si sconfigge, si gestisce

Sottostimare i tempi non è un difetto personale né un segno di poca professionalità: capita a tutti, dagli studenti alle prese con la tesi agli architetti dell’Opera House. Non smetteremo mai del tutto di essere ottimisti.

Possiamo però smettere di trasformare quell’ottimismo in promesse. Stimare partendo dai dati, separare ciò che dipende da noi da ciò che dipende dagli enti, comunicare intervalli onesti e aggiornare il cliente per primi non richiede strumenti sofisticati. Richiede solo di accettare che la prima stima è quasi sempre troppo ottimista.

Costa una conversazione un po’ meno rassicurante all’inizio, e ne evita molte spiacevoli dopo. E se anche così la pratica durerà più del previsto, come la legge di Hofstadter garantisce, almeno questa volta lo avrai messo in conto.