Produttività per Tecnici Smart: 5 consigli utili per migliorare la produttività giornaliera

E’ nascosto nell’etere l’assassino della tua produttività. Scopri 5 consigli per sopravvivere alla richiesta di attenzioni giornaliera, per focalizzarti sul tuo lavoro e suoi tuoi obiettivi.

La produttività non è mai casuale.

È sempre il risultato di un impegno per l’eccellenza, una pianificazione intelligente e uno sforzo mirato.

Paul J. Meyer

Penso che sia capitato a tutti.

Arrivi in ufficio, e hai già in mente il lavoro a cui dedicarti.

Hai pianificato di fare quel progetto che rimandi da tempo, o di chiudere quella relazione/perizia che il cliente aspetta ormai da giorni.

Arrivi a fine giornata … e ti sembra di non aver combinato nulla!

Com’è possibile? Sei rimasto in ufficio per 10 ore, eppure nulla di quello che ti eri prefissato è stato portato a compimento.

Delle volte, nemmeno iniziato.

Il fatto che capiti a tutti, non è certo una consolazione. In questo caso, il mal comune mezzo gaudio, di certo non aiuta.

L’unico lato positivo è che se capita a tutti, esisteranno dei rimedi: vediamo 5 consigli efficaci che puoi apportare alla tua giornata lavorativa per evitare che trascorrano le ore lavorative senza aver portato a termine nessun lavoro.

Si tratta di consigli che derivano dall’esperienza personale: per me funzionano e hanno migliorato la produttività della mia giornata.

1 – Non rispondere sempre e subito alle email

Email. Email. Email.

Email per ogni cosa.

E a qualunque ora.

Se ti sembra una buona idea rispondere in tempo reale alle email che ti arrivano, così da dare l’impressione all’esterno di essere una persone rapida e pronta; se pensi che leggere subito un’email sia dovuto, anche se poi scegli di non rispondere subito; se leggi qualunque email arrivi, in tempo reale, anche se si tratta di pubblicità (spam!).

Beh … sei sulla cattiva strada.

Rispondere in tempo record ad una email non farà sembrare di te uno produttivo; non ti porterà i lustri della persona efficiente che mette al primo posto i suoi clienti.

No. Darai solo l’impressione di non aver altro da fare. Non solo, ma questo si coniuga anche con il terzo consiglio, che è quello di non far dettare la tua agenda dai tuoi clienti, o potenziali clienti.

Se sei tra quelli che pur leggendo subito un’email, non rispondono proprio per non interrompere il lavoro che stanno svolgendo, anche qui sei in pieno errore. In primis, hai interrotto il tuo lavoro per leggere un’email. E prima di riuscire a rientrare nel deep-work, ovvero in quel lavoro intenso e profondo che si può dire produttivo, ci vogliono fino a 20 minuti.

Questo succede perchè hai scelto di interrompere un buon flusso di lavoro per leggere un’email; ogni email la puoi vedere come una task, un’attività da compiere. E non compierla subito avrà anche l’effetto, oltre a quello di aver interrotto la tua attenzione dal lavoro che stavi svolgendo, di tenere un ciclo aperto nella tua testa, ovvero hai inserito nella tua testa, inconsciamente, una nuova cosa da fare che rimarrà lì fino a quando non sarà completata.

E tutto questo non aiuta alla tua produttività.

Esiste un rimedio; una soluzione che funziona.

Imposta nella tua giornata dei momenti che dedicherai alla lettura dell’email, e alle risposte.

Dedicare uno slot di tempo predefinito all’interno della tua giornata lavorativa, ti farà passare quel senso di inadeguatezza che deriva dal non aver letto l’email in tempo reale, e allo stesso tempo non rovinerà tutto il lavoro importante che hai svolto durante la giornata.

Un esempio pratico potrebbe essere leggere e rispondere alle email poco prima della pausa pranzo, e/o mezz’ora prima di chiudere la tua giornata di lavoro, dopo aver terminato tutto ciò che avevi prefissato di compiere.

In questo modo darai comunque un segnale all’esterno di essere una persona rintracciabile e che risponde alle email, e allo stesso tempo non avrai buttato un’intera giornata di lavoro nel passare da una taks all’altra, senza portarne nemmeno una a compimento

2 – Spegni le notifiche

Le notifiche hanno l’obiettivo di catturare la nostra attenzione.

Notifiche sul cellulare per l’ultimo prodotto super scontato di Amazon che non puoi assolutamente perdere.

Zalando: non vorrai perdere l’occasione di risparmiare 1,99 € sull’ultimo capo firmato? Occasione irripetibile.

WhatsApp con il gruppo di amici e amiche: arriva il primo messaggio, e ciascuno risponde; non vorrai essere l’unico antipatico che pensa solo al lavoro?

Email: email di clienti, email di amici, email di pubblicità, email di notizie (che in realtà hanno la funzione di pubblicità) … email email email

Facebook. Non vorrai perdere l’occasione di rispondere all’ennesimo hater? Va certamente educato, non puoi lasciargliela passare liscia.

LinkedIn: ehi, il tuo profilo sta avendo successo! Collegati alla tua rete!

E chi più ne ha, più ne metta.

Posso andare avanti così per ore; sono sicuro che ti ritrovi in quello che sto dicendo.

E se sei tra quelli “bravi” che almeno ci provano e mettono il telefono in modalità silenziosa, ecco che l’ultimo gadget che hai ricevuto per natale, lo smartwatch, ti ricorda che il mondo ha bisogno di te.

Ricordati, lo smartwatch di smart ha solo il nome. nient’altro.

Ansia.

Esiste un rimedio anche a questo; una soluzione per evitare di passare la giornata da una notifica ad un’altra, senza aver svolto il lavoro per cui dovresti essere pagato.

Una prima soluzione è quella di disabilitare le notifiche push sul telefono.

Chi ha bisogno di te, ti chiamerà.

Se noterai, dopo aver spento le notifiche, sembrerà che il mondo può andare avanti anche senza una risposta immediata.

Una seconda soluzione è quella di liberarti della vista del dispositivo che attira la tua attenzione: il telefono può stare sul tavolo, ma con lo schermo rivolto verso il basso, lo smartwatch può essere “spento” durante il deep-work, la tab del browser con Gmail, WhatsApp, Facebook, e qualunque altro social che attira la tua attenzione possono rimanere chiuse e stai tranquillo che il mondo esterno se ne farà una ragione.

Elimina le distrazioni; le notifiche sono studiate appositamente per catturare la tua attenzione. E tutti guadagnano dalla tua attenzione.

Compreso tu. Se tieni per te la tua attenzione e la focalizzi sul tuo lavoro, a fine mese troverai il giusto compenso sul tuo conto in banca. 🙂

3 – Non far dettare la tua agenda dai tuoi clienti

Ingegnere, dobbiamo consegnare entro natale, è importante!

Dobbiamo consegnare entro ferragosto, è molto importante!

Dobbiamo consegnare entro ieri … ma lei mi sta dando il lavoro oggi … si, ma è importante!

Tutto è importante.

In realtà, quando tutto è importante significa che niente è veramente importante.

E’ certamente importante per il tuo cliente: lui vede solo il suo singolo lavoro che ti ha commissionato, e per lui è certamente la cosa più importante che esista.

Per te che gestisci diversi lavori, sono tutti importanti nello stesso modo.

Prima considerazione: non è importante.

Salvo qualche raro caso di scadenza improrogabile, le scadenze imposte da tuoi clienti ti porteranno a lavorare senza sosta solo per soddisfare la loro sete di avere il lavoro chiuso entro una certa data.

Il lavoro da chiudere entro natale? Se si consegna entro fine anno, spesso è uguale.

Prenditi il tempo necessario, e soprattutto detta tu i tempi. Ricordandosi sempre che, prima lo chiudi, prima vieni pagato.

Diventa però fondamentale mettere le cose giuste al posto giusto ,e dare le priorità giuste secondo il tuo schema, e non secondo l’imposizione che arriva dall’esterno.

Se hai un progetto per una richiesta di contributi entro il 25 dicembre, quel progetto è decisamente più importante della scadenza “entro natale” imposta dal cliente di turno a cui in realtà non cambia nulla se il suo progetto scala a fine dicembre.

Questo ci porta all’altra considerazione: non sacrificare i tuoi momenti di riposo per i capricci di qualcuno.

Se la scadenza imposta dal cliente non è veramente urgente, non sacrificare i tuoi sabati e domeniche solo per non sentirlo più.

Se è un cliente pretenzioso senza giustificato motivo, o cambia tecnico o aspetta il tempo giusto per te.

Ricordati che anche le fasi di riposo sono altrettanto importanti come il lavoro. Senza riposo non sarai produttivo.

4 – Appuntamenti: non “rovinare” la tua giornata

Saper fissare gli appuntamenti è importante.

Se il tuo orario di lavoro va dalle 9 alle 13, dovresti evitare di fissare un appuntamento alle 10.30.

Se durerà circa un’ora, avrà spezzato in due la tua mattinata di lavoro: è questo uno degli accorgimenti più importanti che devi attivare per le tue giornate lavorative.

Prendilo come consiglio personale: imposta gli appuntamenti con i clienti non quando va bene a loro, ma quando è più congeniale per te.

Gli orari migliori per fissare appuntamenti sono a ridosso della chiusura degli slot temporali: poco prima di pranzo e poco prima di finire la giornata.

Solo in questo modo riuscirai ad avere delle finestre temporali in cui sviluppare sessioni di lavoro importanti.

Personalmente, evito gli appuntamenti in prima mattina (a meno che non si tratti di visite in cantiere) per dedicare le ore più produttive della giornata a qualcosa che richieda alti livelli di attenzione.

5 – Definisci slot temporali di deep-work, e rispettali

Ultimo, ma non per importanza, è la definizione di slot temporali di lavoro profondo.

Il deep-work sono quelle sessioni di lavoro immersive, in cui dedichi tutta la tua attenzione e il tuo impegno solo a quel determinato lavoro o progetto.

Sono le ore di lavoro più intense e produttive.

Ma saranno tali se tutta la tua attenzione (tutta, e non parte!) sarà dedita a quel lavoro.

Sono le ore di lavoro in cui entri in quel flusso di ragionamento per il quale un’interruzione può essere fatale e riprendere dal punto di interruzione è spesso complicato.

Il deep-work è necessario per alcuni lavori di particolare complessità.

Se vuoi il mio consiglio, imposta slot temporali di deep-work giornalieri o settimanali ti aiuterà a rendere la tua settimana veramente produttiva.

Ricorda: se decidi di iniziare un sessione di lavoro intenso, non interrompere e non farti interrompere.

Avvisa i tuoi colleghi di non disturbarti per le prossime x ore, metti il telefono in modalità silenziosa o aereo, spegni qualunque notifica, e chiudi tutte le finestre del browser che non siano strettamente necessarie al deep-work.

Ma soprattutto, rispetta il deep-work, e rispettati mentre sei a lavoro.

Vuoi produrre? Staccati dal mondo esterno.

Niente è meno produttivo che rendere più efficiente ciò che non dovrebbe essere fatto affatto.

Peter Drucker

Pettinare la bambole non serve.

Anche se il mondo sembra chiederti questo.

Se vuoi aumentare la tua produttività, e se vuoi raggiungere i tuoi obiettivi, non dimenticarti di:

1. Trova il giusto momento per leggere e rispondere alle email
2. Disattiva le notifiche. Puoi sempre organizzare il calcetto durante la pausa pranzo
3. Sii padrone della tua agenda, non lasciarla organizzare dai tuoi clienti
4. Trova i giusti momenti per gli appuntamenti, senza rovinare la tua giornata di lavoro.
5. Deep-work. Impostalo. Fallo. Rispettalo.

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