Time Management: Diamo più valore al nostro tempo
Time Management: scopri come gestire al meglio il Tempo per migliorare la qualità della vita e raggiungere i tuoi obiettivi, sia nel lavoro che nella sfera personale, attraverso strategie pratiche e riflessioni sul valore intrinseco del Tempo
Work smarter, not harder
Anonimo
La gestione del tempo è considerata una delle attività più importanti in un mondo lavorativo dove il tempo sembra scarseggiare sempre.
In realtà, gestire il tempo in senso stretto non è possibile.
E prima ci entra in testa, meno tempo sprechiamo 😂.
Perché il tempo è una entità fuori dal nostro controllo.
C’è però una buona notizia: ciò che si può gestire è noi stessi nel tempo.
Ma noi tecnici smart non dobbiamo demordere, e cercare di trovare sempre una soluzione ai problemi e alle perdite di tempo che sopraggiungono ogni giorno.
In un contesto lavorativo in continua evoluzione, professionisti e imprenditori sono accomunati da un medesimo desiderio: avere più tempo…. o quantomeno riuscire a gestirci meglio nel tempo.
Ogni individuo ha un modo personale di lavorare e di gestirsi nel proprio tempo.
Ad esempio, alcuni potrebbero trovare utile pianificare le proprie attività giorno per giorno, mentre altri preferiscono pianificare settimane o addirittura mesi in anticipo.
Molti potrebbero preferire la flessibilità nell’approccio alle proprie attività, mentre altri potrebbero trarre beneficio da una struttura più rigida. È importante sperimentare diverse strategie e adottare quelle che si adattano meglio al proprio stile di lavoro e alle proprie preferenze personali.
Il tempo è una risorsa limitata e non potendo agire sulla sua dimensione quantitativa, la giusta domanda da porsi, in quanto titolari che organizzano le proprie giornate e ripartiscono le attività tra i collaboratori, è:
“Sto gestendo in modo efficace ed efficiente il tempo a disposizione?”
Il time management diventa perciò un aspetto fondamentale che influenza la performance degli studi professionali.
Eccone alcuni consigli che potrebbero fare al caso tuo e che potresti mettere in pratica già da oggi:
Consiglio Smart #1 – Utilizzare la Tecnica del Pomodoro
E’ una tecnica sviluppata da Francesco Cirillo prendendo ispirazione dai famosi timer da cucina a forma di pomodoro.
Il suo funzionamento è semplice e ha il pregio di tenerti concentrato in piccole sessioni di tempo, per trasformarlo in tempo “produttivo:
- Scegli un compito,
- Armati di timer
- Imposta 25 minuti.
- Concentrati solo ed esclusivamente sull’attività scelta fino a quando il timer suona.
- Poi concediti una pausa di 5 minuti: preparati una tazza di tè, fai una mini passeggiata o alcuni esercizi di stretching.
- Quando completi quattro “pomodori” concediti una pausa più lunga (anche 20 minuti).
Questa permetterà al cervello di rilassarsi e assimilare nuove informazioni prima di iniziare una nuova sessione.
In funzione delle attività da svolgere, che magari ti richiedono un tempo prolungato per entrare nel flusso di produttività, puoi sperimentare la tecnica del melone, ovvero al posto di fare sessioni da 25+5 minuti, fai sessioni da 50+10 minuti, prima di prenderti una pausa doppiamente più lunga.
Consiglio Smart #2 – Dai una Dimensione Spazio-Temporale alla “To-Do List”
Spesso ci troviamo a compilare elenchi infiniti di “cose da fare” (lo scriviamo in inglese “to-do list” perché oggettivamente fa più figo).
Lo svantaggio di questi elenchi è che diventano sempre troppo grandi da gestire.
Diventano l’ennesimo spazio dove accumuliamo qualcosa (accumuliamo cose da fare), e alla fine sono talmente grandi da generare un senso di oppressione e di ansia che ci blocca.
A quel punto, non sappiamo più da dove iniziare e queste liste muoiono nel nulla.
L’attività da svolgere è dare una collocazione spazio-temporale alle cose da fare.
Una volta che hai compilato la tua to-do list, prendi il calendario e trova uno spazio all’interno del tuo calendario (sia esso fisico o digitale) per dare una collocazione temporale ad ogni attività.
Se qualche attività rimane fuori da questa pianificazione, allora significa che non è un’attività importante e può essere rimandata alla settimana successiva.
Questa pratica ti consente di stabilire con chiarezza le priorità in funzione degli obiettivi e di potenziare la tua produttività complessiva focalizzando la concentrazione solo per le attività che hai ritenuto importanti tanto da trovare una collocazione spazio-temporale nel tuo calendario.
Quando crei la tua lista di attività, è consigliabile organizzare gli elementi in base alla loro importanza.
Questo ti aiuterà a individuare le priorità in modo efficace.
È importante essere realistici riguardo alla quantità di lavoro che puoi gestire.
Una strategia utile può essere quella di suddividere ogni compito in sottoattività più gestibili. Un elenco di obiettivi troppo ambizioso potrebbe causare demotivazione e ansia.
In un altro articolo vedremo come suddividere le attività nelle quattro categorie fondamentali, in modo da focalizzare la nostra attenzione e le nostre forze su alcune attività imoprtanti:
- Urgente e importante
- Urgente ma non importante
- Importante ma non urgente
- Non urgente e non importante
Inutile dire che le ultime sono le attività che proprio non dovrai mai fare!
Consiglio Smart #3 – Evita il Multitasking
Spesso ci siamo trovati a tentare di svolgere più compiti contemporaneamente.
È una situazione comune: siamo impegnati nella preparazione di una presentazione, nella stesura di un report o nella gestione di una pratica edilizia, quando all’improvviso arriva un’email che decidiamo di rispondere subito….. e probabilmente si tratta di quel dannato pantalone in offerta. 🤦♂️
Oppure ci ritroviamo in una riunione mentre cerchiamo di lavorare simultaneamente su un foglio di calcolo.
Una strategia utile è quella di evitare di aprire la casella di posta elettronica finché non si è completato un compito.
È consigliabile affrontare le attività più importanti appena si arriva in ufficio, prima di dare uno sguardo alle email (EAT THE FROG).
Questo momento all’inizio della giornata è cruciale per massimizzare la produttività.
A volte pensiamo erroneamente che bastino pochi minuti per controllare le email, ma spesso ci rendiamo conto che sono trascorse ore senza che ce ne accorgessimo.
Rinviare la lettura delle email consente di concentrarsi meglio sulle attività prioritarie.
Inoltre, è importante riconoscere che la maggior parte delle email può attendere un po’ prima di ricevere una risposta.
Evitare il multitasking è essenziale per mantenere alti i livelli di concentrazione e produttività.
Concentrarsi su un compito alla volta consente di ottenere risultati migliori e di gestire le attività in modo più efficiente.
Ricordiamoci, infatti, che ci mettiamo 20 minuti circa a ritornare produttivi nell’attività che stiamo svolgendo, se nel frattempo veniamo distratti da altre attività.
Consiglio Smart #4 – Non Sovraccaricati
Una pianificazione giornaliera ben organizzata è il pilastro fondamentale per ottimizzare la gestione del tempo.
È importante non solo elencare le attività da svolgere, ma anche stabilire priorità e tempi di esecuzione; tuttavia, è cruciale ricordare di lasciare spazio per gli imprevisti.
Inevitabilmente, durante il corso della giornata, si presenteranno compiti non programmabili che richiederanno la tua attenzione. Essere pronti ad affrontarli con la stessa efficienza di quelli programmati è essenziale per mantenere il flusso di lavoro fluido e per non compromettere gli obiettivi giornalieri.
Se sono imprevisti, non possono essere previsti, e quando arriveranno scombussoleranno tutti i tuoi piani.
Con una pianificazione oculata e l’adozione di queste tecniche, sarai in grado di rispondere con prontezza e efficacia alle nuove richieste che si presentano durante la giornata, e riprogrammare correttamente gli slot temporali da dedicare alle attività che avrai messo da parte a causa degli imprevisti.
Mantenere flessibilità nel tuo programma giornaliero ti permetterà di adattarti rapidamente alle situazioni impreviste senza compromettere la qualità del lavoro svolto.
Consiglio Smart #5 – Definisci degli Obiettivi Chiari.
Un aspetto fondamentale del time management è stabilire obiettivi chiari e specifici.
Definire obiettivi chiari non solo aiuta a focalizzare l’energia e le risorse su ciò che è davvero importante, ma permette anche di valutare con precisione i progressi compiuti. Gli obiettivi dovrebbero essere specifici, misurabili, realistici e temporalmente definiti (SMART).
Questa chiarezza ti aiuterà a mantenere la motivazione e a valutare se stai procedendo nella direzione desiderata.
Inoltre, assicurati di porre obiettivi che siano in linea con la tua visione a lungo termine e che contribuiscano al successo complessivo del tuo lavoro e della tua carriera.
Consiglio Smart #6 – Sperimentare e Adattarsi.
Ultimo ma non meno importante.
Ogni individuo è diverso, non esistono formule magiche per ottenere questa tipologia di risultati.
E’ importante sperimentare con diverse strategie e abitudini per trovare ciò che funziona meglio per sé stessi, in modo da riuscire ad essere sempre più produttivi (in modo smart) e avanzare contro quel vento che si indirizza contro il nostro senso.
Infine …
In conclusione, per migliorare la gestione del tempo e aumentare la produttività, è fondamentale adottare un approccio strategico e consapevole.
Utilizzare tecniche come il metodo pomodoro, la creazione di liste realistiche delle attività da svolgere, dare una collocazione temporale alle attività, e evitare il multitasking, è possibile ottimizzare il tempo a disposizione e ridurre lo stress derivante da una cattiva gestione delle attività.
E’ importante ricordare che la gestione del tempo è un processo continuo di miglioramento e adattamento.
Sii aperto all’apprendimento e alla sperimentazione di nuove strategie per trovare ciò che funziona meglio per te. Solo così potrai massimizzare la tua efficienza e il tuo successo professionale.
Prendi l’impegno di mettere in pratica almeno una delle tecniche discusse in questo articolo e osserva come influisce positivamente sulla tua giornata lavorativa.
Ricorda che anche i piccoli cambiamenti possono fare una grande differenza quando si tratta di gestire il nostro tempo.
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